Gebäudereinigung
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| Zielgruppe | Grundaussage | Kostenrelevanz |
|---|---|---|
| jegliche Unternehmen mit Reinigungsverträgen und vor allem mit unterschiedlichen Reinigungsbedarfen. | Mit einer genauen Spezifikationsbeschreibung und einem entsprechenden Pflichtenheft lassen sich die Kosten signifikant senken. | Sehr hoch, da hier mitunter jahrelang Optimierungsmöglichkeiten brach liegen. |
Reinigungsdienstleistungen gehören zu jenen klassischen Kostenblöcken, bei denen zwar auf den Preis geschaut, dieser jedoch unhinterfragt gezahlt wird. Ganz nach dem Motto „Ist es sauber, ist alles gut“. Damit gehört auch die Reinigung zu den gewachsenen Kostenstrukturen, die im Zuge der Sach- und Gemeinkostenoptimierung relativ einfach zu optimieren sind. Viele Unternehmen mit dezentraler Struktur zahlen für die gleiche Dienstleistung an verschiedenen Standorten häufig unterschiedliche Preise.
Dies liegt zum einen an der ungenauen Leistungsdefinition, zum anderen aber auch an der Tatsache, dass sie häufig verschiedene Anbieter je Region beschäftigen. Durch die Konzentration der Dienstleistung bei nur einem Anbieter können unternehmensweit einheitliche Standards etabliert und auch die Kosten durch rabattierte Verträge gesenkt werden.
Ein Flächenverzeichnis sollte nicht nur die Größe der jeweiligen Flächen eines Unternehmens genau aufschlüsseln, sondern auch deren Beschaffenheit, deren Reinigungsbedarf und eventuelle gesetzliche oder hygienische Restriktionen und Vorschriften beinhalten.
Aufbauend auf diesem Verzeichnis wird ein Reinigungsturnus für alle Flächen festgelegt, der von der täglichen bis zur wöchentlichen Reinigung ganz auf die jeweilige Fläche abgestimmt sein muss. Eine ähnliche Unterscheidung ist zwischen der Voll- und der Kontroll- bzw. Sichtreinigung zu treffen. Bei Böden etc. ist eine Vollreinigung dann sinnvoll, wenn die Fläche täglich genutzt wird. Bei ungenutzten Laufflächen reicht auch eine Sichtreinigung.
Diese Grundlagen sind die Säulen für ein genau definiertes Pflichtenheft, das alle gewünschten und nötigen Parameter pro Reinigungsfläche zusammenfasst.
Checkliste Reinigung
- Flächenverzeichnis erstellen bzw. aktualisieren
- Pflichtenheft formulieren
- Reinigungsintervalle festlegen
- Anbieterkonzentration bei verzweigten Unternehmensstrukturen
- Verträge und Preise genau überprüfen
- Full-Service-Anbieter bevorzugen
- Lohnkonstrukte überprüfen
Fallbeispiele
- Bei einem Produktionsunternehmen der chemischen Industrie erledigte jahrelang ein Reinigungsdienstleister alle anfallenden Arbeiten, ob in der Produktionsstätte, bei den Fenstern oder den Repräsentationsräumen. Für die Leistung und die verbrauchten Mittel zahlte das Unternehmen knapp 50tsd Euro jährlich. Die Leistungsdefinition wurde sehr genau festgelegt: Die Reinigungskräfte mussten auch kurzfristig die Repräsentationsräume für Kundenbesuche herrichten können und im Produktionsbereich vor allem die Farbe vom Boden entfernen. Auf Basis einer Neuvermessung der Reinigungsflächen wurde der Vertrag ausgeschrieben, was in einem Anbieterwechsel endete. Der neue Anbieter bot die Reinigungsmittel im Paketpreis an und testete auch auf Alternativen. Damit wurden die Reinigungskosten um über 40 Prozent
- Ein internationales Unternehmen für Medizintechnik hat auf seinem deutschen Firmengelände viele verschiedene Gebäude mit unterschiedlichen Anforderungen an die Reinigung. Durch eine Ausschreibung mit einem genau ausformulierten Pflichtenheft konnte das Unternehmen über 30 Prozent beim Anbieterwechsel sparen.
- Ein großer Textilhersteller mit eigenen Stores und Showrooms gab jährlich für die Reinigung rund 200tsd Euro für über 20 regionale und lokale Dienstleister aus. Für die Ausschreibung wurde ein Reinigungskonzept erarbeitet, das alle Flächen genau angab und ein umfangreiches Pflichtenheft formulierte. Ergebnis war die Reduzierung auf zwei Anbieter mit der Option, auch weitere Flächen zu diesen Konditionen zu übernehmen. Insgesamt sanken die Kosten um fast 25 Prozent.
- Ein Automobilzulieferer hatte kein Flächenverzeichnis und ließ sich alle Arbeiten pauschal in Rechnung stellen. Eine Ausschreibung mit genauen Flächenangaben und Spezifikationen unter drei Dienstleistern hatte eine Senkung der Kosten von 18 Prozent zufolge, obwohl das hochwertigste und nicht das günstigste Angebot angenommen wurde.
