Die Kosten für den Fuhrpark setzten sich im Groben aus den Leasing- und Finanzierungskosten, respektive den Anschaffungskosten, den Wartungs- und Betriebskosten und den Verbrauchskosten für Kraftstoff etc. zusammen.

Hinzu kommt die Frage nach dem Serviceumfang der beteiligten Autohäuser und auch nach dem steuerlichen Anteil bei Privatnutzung. Gerade Letzteres macht einen immer wieder unterschätzten Kostenblock aus. Sobald es an die Optimierung der Dienstwagensituation geht, sind Mitarbeiter schnell auf den Barrikaden.

Denn zum Beispiel die Umstellung auf ein kostengünstigeres Fahrzeugmodell ist insofern mit Problem verbunden, da Mitarbeiter keine Abstriche hinsichtlich Komfort oder Ausstattung in Kauf nehmen wollen. Ein erster Blick bei der Inangriffnahme der Kostenoptimierung sollte deshalb in die Mitarbeiterverträge geworfen werden, denn hier gemachte Zusagen dürfen in keinem Fall unterschritten werden – Leistungen darüber hinaus sind aber durchaus diskutabel.

Die genaue Information der Mitarbeiter und die Kommunikation mit ihnen sind also in diesem Fall unerlässlich. Auch schränken bestehende Verträge die Fahrzeugwahl empfindlich ein und gewachsene Geschäftsbeziehungen sind besonders hier genau zu durchleuchten. Durch Fuhrparkrichtlinien werden alle Mitarbeiter im Unternehmen auf eine gemeinsame Nutzungslinie eingeschworen, die vor allem auch Ausnahmen und spätere Diskussionen vermeiden hilft.

Bei der Entscheidung für eine Marke oder ein Modell sollten Rabatte nicht der ausschlaggebende Punkt sein. Denn der Anschaffungspreis muss in der Kalkulation auch immer mit den Betriebskosten in Verbindung gesetzt werden und darüber hinaus mit dem zu erwartenden Werteverlust kalkuliert werden.

All diese Vorüberlegungen müssen dann auch noch hinsichtlich der Struktur des Fuhrparks analysiert werden. Denn Managementfahrzeuge und Außendienstfahrzeuge, Baustellenvehikel und andere Fuhrmaschinen haben jeweils ganz andere Grundvoraussetzungen hinsichtlich ihrer Ausstattung, Nutzungsintensität, Wartung und Betrieb und dem Werteverlust. So werden Außendienst- und Managementfahrzeuge meist nicht länger als vier Jahre genutzt, Nutzfahrzeuge aber deutlich länger.

Deshalb werden Einkäufer und Controller immer wieder mit der Frage nach der richtigen Beschaffungsstrategie konfrontiert. Beim Leasing können hohe Forderungen bei einer vorzeitigen Vertragsauflösung und der Fahrzeugrückgabe entstehen. Sind die Fahrzeuge im Firmenbesitz, werden Verluste durch den Wagenwert und hohe Wartungskosten generiert. Beim Leasing entstehen prinzipiell geringere monatliche Belastungen. Doch sollte hier die Vertragsart genau unter die Lupe genommen werden. Beim Restwertvertrag ist der bei Vertragsende zugrundeliegende Wagenwert die Kalkulationsbasis für die Leasingrate. Auch bestimmt der Restwert, ob die Differenz zwischen vertraglich festgehaltenem und tatsächlichem Rückgabewert zurückgezahlt werden muss. Dies gleicht bei der unvorhersehbaren Entwicklung des Wagenmarktes eher einer Wette.

Der Kilometervertrag wird über eine festgelegte gefahrene Kilometeranzahl abgeschlossen, an deren Ende der Wagen zurückgegeben wird. Der Restwert spielt hier keine Rolle, wohl aber werden Kosten für Mehrkilometer erhoben. Daher sollte im Vertrag auf die Kulanzvereinbarung für überschrittene Strecken werden, die bis zu 5.000 Kilometer betragen kann. Je realistischer die tatsächlich gefahrenen Kilometer im Vorfeld eingeschätzt werden, desto geringer ist das Risiko einer Nachzahlung.

Bei der Vertragsausgestaltung sollte auch immer auf eine Fullservice-Option geachtet werden, die anfallende Kosten für Reifenwechsel, Reparatur etc. schon enthält.

Wenn ein Anbieterwechsel langfristig als bessere Alternative eingestuft wird, sollte im bestehenden Vertrag auf die Schadensersatzforderungen bei vorzeitiger Wagenrückgabe geachtet werden. Ein Gegenrechnen zwischen der Forderungshöhe und der zukünftig geringeren Kosten beim neuen Anbieter sollte unbedingt stattfinden. Tankkarten haben sich im Unternehmensbereich als nützlich erweisen. Neben den üblichen Leistungen für Kraftstoffe und Services bieten viele Dienstleister auch eine transparente Abrechnung, Online-Tools zur Analyse und einen Notdienst. Aus der Analyse der Daten kann ein Unternehmen schnell den tatsächlichen Bedarf an Fahrzeugen ablesen.

• Bedarf an Fahrzeugen und deren Ausstattung ermitteln
• Fuhrpark vereinheitlichen, keine Ausnahmen für einzelne Mitarbeiter
• Fuhrparkrichtlinien implementieren
• Leasingverträge abschließen
• Full-Service-Anbieter bevorzugen